V minulém článku jsme představili tři klíčové tipy pro efektivní interní komunikaci. Možná jste rychle koukli na web a zjistili, že na vás vyskočila miliarda technologických možností, které vám mají zaručeně pomoct. Teď který systém vybrat? Jak je nastavit? Kolik to bude stát? A kdo se v tom všem má vyznat?
Než vše „pro jistotu“ svěříte externí agentuře, zaměřte se pořádně na nástroje, které už nejspíš máte. Vhodně nastavený interní systém pro vás často udělá mnohem víc než expertní tým specialistů. Navíc vám ušetří čas, nervy a peníze. Jaké konkrétní vychytávky tedy nesmí kvalitním interním systémům chybět a jak je využít v praxi?
1. Správa e-mailů
Bez jednoduché správy e-mailů se neobejdete. Využijte šikovné šablony na automatické rozesílání systémových e-mailů pro potvrzení registrací, aktivační kódy, schválení profilových fotografií, změny u směn a další rutinní akce. Personalizované e-maily pak můžete posílat přímo pro jednotlivé pracovníky nebo týmy.
2. Newslettery
Přes dobrý interní systém vyřešíte i zasílání newsletterů. Vybírat a filtrovat můžete libovolné příjemce i předdefinované skupiny. Uvidíte historii všech odeslaných newsletterů, rozepsané koncepty a údaje o přečtení stejně jako ve svém osobní účtu.
3. SMS brána
Díky funkční SMS bráně dokážete s pracovníky komunikovat okamžitě. SMS odesíláte jménem své společnosti, k dispozici máte seznam všech odeslaných zpráv a oznámení o doručení.
4. Upozornění
Nastavte systém tak, aby se důležitá sdělení zobrazovala pracovníkům na jednom místě a věděli o nich ihned. Známou ikonkou se zvonečkem a číslem v pravém horním rohu nic nezkazíte. Hned budou vědět, kolik jim od posledního přihlášení přibylo nových upozornění.
5. Novinky
Potřebujete sdělit zásadní zprávu, kterou vaši pracovníci nesmí opominout? Napište novinku, která na ně vyskočí hned po přihlášení do systému. Máte i možnost nastavit nutnost potvrdit přečtení nebo udělit souhlas. Nezbytné například, pokud měníte podmínky práce.
6. CMS: Systém pro správu obsahu
CMS vám umožňuje flexibilně spravovat veškerý obsah v systému (aplikaci, firemním intranetu nebo programu), ať už chcete přidat text, odkazy, obrázky nebo videa. Ideální způsob pro sdílení nových dokumentů, pracovních příruček, nápovědy nebo FAQ v různých formátech. Informace jsou vždy po ruce a jednoduše dohledatelné.
7. Nezapomeňte na push zprávy (notifikace)
Propojte vše důležité z interního systému s push notifikacemi – krátkými oznámeními, která se zobrazí na ploše počítače nebo telefonu, i když pracovník není přihlášen do systému. Bezprostředně tak budou vědět o všech novinkách a nic důležitého jim neunikne.
Zamyslete se, co je vhodnější komunikovat e-mailem, SMS a kdy vytvořit novinku. Šikovný systém vám musí nabídnout dostatek možností, aby se informace k pracovníkům dostaly správným kanálem. Se systémem, který dokáže zastat hned několik rolí, nabízí známé prostředí a komunikaci na jednom místě, pro vás bude interní komunikace hračka.
Nejčastější dotazy
