ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ SINCH, S.R.O.

1. KDO JE SPOLEČNOST SINCH A JAK FUNGUJE APLIKACE SINCH

  • Společnost Sinch, s.r.o., IČ: 242 74 330, se sídlem Zdiměřická 1427/9, Praha 4, 149 00, Praha 4, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze pod sp. zn. C 199887 (dále jen “Společnost Sinch”) provozuje aplikaci Sinch, která je all-in-one nástrojem pro řízení projektů a pracovníků s implementovanými funkcemi CRM, plánování, organizace pracovní síly, reportingu, financí či například náboru („Aplikace“)
  • Společnost Sinch poskytuje Aplikaci k užívání svým klientům, kteří mají možnost přizpůsobit si její funkcionality a rozhraní tak, aby odpovídala potřebám jejich businessu. Společnost Sinch tak jako produkt nabízí digitální nástroj, který je následně v různých podobách a verzích implementován u jednotlivých klientů, kteří následně dle svých potřeb plní aplikaci daty a spravují je. Klienti poté umožňují svým pracovníkům a dodavatelům („koncoví uživatelé“) registraci do Aplikace a vedou a spravují jejich uživatelské účty.
  • Společnost Sinch nemůže ovlivnit způsob, kterým klient s Aplikací pracuje, ani nemůže ovlivnit data, která jsou klientem či z pokynu klienta do Aplikace nahrávána. Společnost Sinch zajišťuje pouze technologickou podporu a správu Aplikace.

2. SPOLEČNOST SINCH JAKO SPRÁVCE / ZPRACOVATEL OSOBNÍCH ÚDAJŮ

  • Společnost Sinch jako správce nebo zpracovatele lze kontaktovat na následujících kontaktech:
    • Sinch, s.r.o. IČ: 242 74 330
      se sídlem Zdiměřická 1427/9, 149 00 Praha 4
      zapsaná v OR vedeném u Městského soudu v Praze pod sp.zn. 199887
      email: info@sinch.cz
      telefon: +420296183382
      web: www.onsinch.com
  • Společnost Sinch jmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů:
  • Společnost Sinch vystupuje jako správce osobních údajů v těchto případech:
    • Správce osobních údajů klientů: Společnost Sinch je správcem osobních údajů klientů, kteří si na webových stránkách www.onsinch.com zřídí uživatelský účet za účelem využívání Aplikace jakožto produktu Společnosti Sinch, nebo za tímto účelem se Společností Sinch jednají o podmínkách uzavření smlouvy.
    • Správce osobních údajů koncových uživatelů: Společnost Sinch je zpracovatelem osobních údajů koncových uživatelů, kteří započali proces registrace do Aplikace spravované klientem. Sinch je správcem osobních údajů koncových uživatelů pouze v průběhu registrace koncového uživatele. Okamžikem dokončení registrace Společnost Sinch předává údaje příslušnému klientovi, do jehož Aplikace koncový uživatel registraci provádí.
    • Správce osobních údajů uživatelů webových stránek www.onsinch.com a osob, jejichž osobní údaje jsou na webových stránkách zveřejněny.
  • Společnost Sinch vystupuje jako zpracovatel osobních údajů v těchto případech:
    • Zpracovatel osobních údajů koncových klientů, kteří dokončí registraci do Aplikace spravované klientem a jimž je následně klientem veden uživatelský účet v Aplikaci klienta.

3. SPOLEČNOST SINCH JAKO SPRÁVCE – ÚČELY A ROZSAH ZPRACOVÁNÍ

  • Je-li Společnost Sinch správcem osobních údajů, zpracovává osobní údaje fyzických osob za těmito účely:
    • A) Jednání s klienty ohledně uzavření smlouvy o užívání Aplikace a poskytování bezplatné demo verze – zájemci o užívání aplikace pro potřeby svého businessu mohou kontaktovat Společnost Sinch a vstoupit v jednání o podmínkách uzavření smlouvy. Za tímto účelem zpracovává Společnost Sinch tyto osobní údaje zájemců: jméno a příjmení, e-mail, telefon, organizace, pracovní zařazení, IČ, DIČ, fakturační údaje, číslo účtu. Údaje jsou zpracovávány do okamžiku uzavření smlouvy, případně po dobu 1 roku od ukončení jednání, není-li smlouva uzavřena.
    • B) Plnění smlouvy o užívání Aplikace – po uzavření smlouvy zpracovává Společnost Sinch údaje klientů za účelem řádného plnění povinností ze smlouvy o užívání aplikace (zejména zprovoznění aplikace pro klienta, poskytování podpory, řešení potíží, fakturace, mlčenlivost), a to v rozsahu: jméno a příjmení klienta či jeho zástupce, datum narození, organizace, pracovní zařazení, IČ, DIČ, e-mail, telefon, bankovní spojení a číslo účtu, fakturační údaje. Údaje jsou zpracovávány po dobu trvání smlouvy, a následně po dobu 4 let od jejího ukončení.
    • C) Vyřizování dotazů a žádostí třetích osob – kdokoli se může na Společnost Sinch obrátit s dotazem či žádostí skrz webový formulář nebo jiné kontakty uvedené na webových stránkách Společnosti Sinch. Společnost Sinch zpracovává údaje v rozsahu jméno a příjmení, e-mail, telefon a případné další údaje dle obsahu dotazů pro účely jejich vyřízení. Údaje jsou zpracovávány do vyřešení dotazu a komunikace je evidována po dobu 1 roku od jejího ukončení.
    • D) Prezentace Společnosti Sinch a jejích služeb – za tímto účelem Společnost Sinch zpracovává osobní údaje třetích osob zpravidla v rozsahu jméno a příjmení, organizace, pracovní zařazení, kontakt a fotografie například při popisu služeb a personálního složení Společnosti Sinch na webu, zveřejňování referencí a případových studií či uvádění kontaktních údajů.
    • E) Ochrana práv a nároků Společnosti Sinch – za tímto účelem Společnost Sinch zpracovává údaje klientů a jiných osob, s nimiž jedná v rámci obchodního styku v rozsahu údajů ze smluv či dalších údajů, které jsou potřebné k účinnému vymáhání případných nároků Společnosti Sinch vzniklých z porušení smluvních podmínek či porušení právních předpisů. Údaje jsou zpracovávány po dobu běhu promlčecích lhůt s jednoroční rezervou, tedy zpravidla 4 roky od vzniku porušení či ukončení smluvní spolupráce.
    • F) Vylepšování prezentace Sinch a push notifikace – Společnost Sinch sbírá informace o aktivitě uživatelů webových stránek zahrnující též údaje získané pomocí cookies. Na základě sesbíraných dat získává Společnost Sinch statistiky o chování uživatelů webových stránek. Každý uživatelů může nastavení cookies změnit v nastavení svého prohlížeče.
    • G) Zasílání newsletteru – Společnost Sinch zpracovává údaje uživatelů přihlášených k odběru novinek v rozsahu jméno a příjmení a emailová adresa, a to pouze pokud k tomu uživatel udělil souhlas. Uživatel může souhlas kdykoli bezplatně odvolat, a to emailem na kontaktní adresu Společnosti Sinch nebo kliknutím na příslušný odkaz v patičce zasílaných zpráv.
    • H) Umožnění registrace koncovým uživatelům do Aplikace klienta pomocí nástrojů Facebook a Google – Pro usnadnění přihlášení a registrace koncových uživatelů do Aplikací klientů umožňuje Aplikace Sinch zjednodušenou registraci a přihlášení koncového uživatele pomocí jeho existujícího profilu na službách Facebook či Google. Aby zjednodušené přihlášení bylo možné, musí koncový uživatel udělit tuto možnost zvolit a udělit Aplikaci souhlas s přístupem k veřejným datům na příslušném profilu a k jejich předání klientovi. Je-li souhlas udělen, zpracovává Společnost Sinch údaje v rozsahu veřejných dat na profilu koncového uživatele (jméno a příjmení, email, profilová fotka) a to pro účely jejich přenosu do registračního formuláře v Aplikaci klienta. Po dokončení registrace Společnost Sinch neprovádí jako správce další zpracování osobních údajů. Správcem se stává klient a Společnost Sinch je dále jen zpracovatelem, který pouze ukládá data do Aplikace klienta.

4. SPOLEČNOST SINCH JAKO ZPRACOVATEL

  • Společnost Sinch je zpracovatelem osobních údajů, které jednotliví klienti shromáždí pomocí jimi spravované Aplikace. Klienti jsou tak správci osobních údajů, kteří určí účely a prostředky zpracování údajů koncových uživatelů, přičemž pověří Společnost Sinch pouze tím, aby je uložila do Aplikace.
  • Společnost Sinch v tomto případě nemá přístup k obsahu ukládaných dat a údajů a nemůže ovlivnit jejich rozsah, obsah ani formát. Za toto vše je odpovědný správce, s nímž má Společnost Sinch uzavřenou smlouvu o zpracování osobních údajů. Společnost Sinch neprovádí s osobními údaji jiné operace než operaci uložení.
  • Společnost Sinch přijala maximálně možná technická, organizační, bezpečnostní a další opatření, která zamezí neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k údajům, jejich změně, zničení, ztrátě či jinému neoprávněnému nakládání.
  • Společnost Sinch zajistila, aby zaměstnanci a jiné osoby pověřené ke zpracování údajů zpracovávaly údaje jen v rozsahu a za účelem plnění smlouvy a podle právních přepisů.
  • Společnost Sinch při plnění povinností podle nařízení GDPR postupuje s odbornou péčí.
  • Společnost SInch jako zpracovatel smí zpracovávat údaje shromážděné klientem jakožto správcem pouze po dobu platnosti závazků plynoucích ze smlouvy o používání aplikace nebo ze smlouvy o zpracování osobních údajů.

5. DOBROVOLNÉ POSKYTNUTÍ ÚDAJŮ

  • Klienti, koncoví uživatelé i jiné třetí osoby se mohou svobodně rozhodnout, zda Společnosti Sinch osobní údaje poskytnou či nikoli. Jejich poskytnutí však může být nezbytné pro čerpání určitých služeb či pro využívání produktů Společnosti Sinch. Není například možné umožnit klientovi užívání Aplikace bez znalosti jeho osobních údajů či umožnit koncovému uživateli zjednodušenou registraci bez umožnění přístupu k jeho jiným existujícím profilům.

6. PRÁVNÍ DŮVODY ZPRACOVÁNÍ

  • Společnost Sinch se při zpracování osobních údajů opírá o následující právní důvody zpracování:
    • Plnění smlouvy
      • Tento důvod zpracování se použije například pro zpracování údajů při jednání s klienty či budoucími klienty, při plnění uzavřených smluv a jejich ukončování, při vyúčtování a fakturaci služeb či pro vedení uživatelských účtů
    • Plnění právní povinnosti Společnosti Sinch
      • Tento důvod zpracování se uplatní tam, kde povinnost zpracovávat určité údaje stanoví Shameless přímo zákon či jiný právní předpis – Společnost Sinch takto povinně vede účetní dokumentaci, vystavuje faktury, zpracovává údaje svých zaměstnanců apod.
    • Oprávněné zájmy správce
      • Oprávněnými zájmy Společnosti Sinch jsou:
        • zájem na zkvalitňování online služeb shromažďováním údajů o jejich návštěvnosti a zařízeních uživatelů;
        • zájem na zajištění řádného poskytování služeb v souvislosti s vyřizováním dotazů, stížností či podnětů;
        • zájem na prezentaci společnosti a její činnosti při publikování fotek a videí na webu a jiných platformách;
        • zájem na ochraně práv a nároků v souvislosti s uchováváním smluvní a jiné dokumentace, pomocí níž bude možné nároky, práva či zájmy společnosti prokázat nebo osvědčit.
    • Souhlas subjektu údajů
      • Jen se souhlasem subjektu údajů může společnost Sinch provádět následující operace zpracování:
        • Zasílání newsletteru;
        • Zobrazování push notifikací;
        • Přizpůsobování obsahu webu pomocí souborů cookies;
        • Umožnění zjednodušené registrace koncových uživatelů do Aplikací klientů;
        • Zveřejňování osobních údajů na webu, nejde-li o oprávněné zájmy správce.
      • Udělený souhlas lze kdykoli písemně odvolat, a to bez sankce. Odvolání souhlasu je možné učinit emailem na info@sinch.cz, odhlášením newsletteru kliknutím na příslušný odkaz v patičce zpráv, nebo změnou nastavení prohlížeče či nastavení zařízení, co se týče předvoleb cookies a push notifikací.

7. PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

  • Společnost Sinch nepředává zpracovávané osobní údaje neoprávněným třetím stranám. K předávání osobních údajů třetím stranám dochází pouze v nezbytném rozsahu, a to pouze tehdy, děje-li se tak na základě smlouvy nebo právní povinnosti a je-li to nezbytné k řádnému poskytování služeb. Nejsou-li tyto podmínky splněny, smí Společnost Sinch předat údaje třetím stranám pouze se souhlasem subjektu údajů.
  • Společnost Sinch může předávat údaje těmto příjemcům:
    • Příslušný klient, do jehož Aplikace provádí koncový uživatel zjednodušenou registraci (údaje z veřejných profilů jsou se souhlasem koncového uživatele propsány do registračního formuláře);
    • Google LLC (nástroje pro webovou analytiku a online marketing);
    • Facebook Ireland Ltd. (nástroje pro online marketing);
    • Seznam.cz (nástroje pro online marketing);
    • Mailchimp.com (nástroje pro newsletter);
    • Externí poskytovatel služeb tech support;
    • Externí poskytovatel služeb datových úložišť;
    • Externí poskytovatel účetních služeb;
    • Externí poskytovatel právních služeb.

8. PRÁVA A JEJICH UPLATŇOVÁNÍ

  • Ve vztahu ke svým osobním údajům může osoba, jíž se údaje týkají, uplatnit následující práva:
    • Právo na přístup k osobním údajům – tj. právo získat informace o tom, které údaje Společnost Sinch zpracovává a právo získat jejich kopii;
    • Právo na opravu údajů v případě, že jsou nepřesné či neúplné;
    • Právo na výmaz osobních údajů, nebudou-li dále potřebné pro stanovený účel;
    • Právo na omezení zpracování, tj. právo požadovat, aby byly údaje dočasně zpracovávány pouze uložením;
    • Právo na přenositelnost údajů, tj. jejich předání jinému správci, je-li to možné;
    • Právo vznést námitku proti zpracování prováděnému na základě našich oprávněných zájmů;
    • Právo kdykoli bez sankce odvolat udělený souhlas se zpracováním osobních údajů.
  • S požadavkem na uplatnění některého ze svých práv se lze obrátit emailem na info@sinch.cz, případně využít kontaktu na pověřence pro ochranu osobních údajů v těchto zásadách. Společnost Sinch může při vyřizování žádostí požadovat dodatečnou identifikaci subjektu údajů.
  • V případě, že subjekt údajů není spokojen se způsobem, kterým mu Společnost Sinch umožnila uplatnění jeh práv, může se obrátit se stížností k příslušnému dozorovému úřadu, kterým je pro Českou republiku Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

9. COOKIES

  • Cookies jsou malé textové soubory, které jsou při návštěvě webových stránek zasílány a ukládány do uživatelova prohlížeče. Webové stránky si zapamatují, jaké úkony uživatel provedl, a když stránky navštíví znovu, prohlížeč odešle cookies zpět na tyto stránky. Tímto způsobem se webové stránky mohu přizpůsobit podle preferencí uživatele. Cookies jsou též používány v případě udělení souhlasu pro cílení reklamy.
  • Uživatel provede volbu nastavení cookies kliknutím na lištu, která se zobrazí při návštěvě stránek. K uložení tzv. nezbytných cookies, které jsou nutné pro zajištění základní funkčnosti stránek, nebo tzv. preferenčních cookies, kterými se přizpůsobuje základní nastavení webových stránek, není souhlas uživatele nutný. Tyto cookies jsou do zařízení ukládány automaticky. V nastavení prohlížeče lze souhlas s ukládáním cookies kdykoli odvolat.
  • Cookies používané třetími stranami a způsob použití údajů získaných jejich prostřednictvím se řídí zásadami ochrany osobních údajů příslušných třetích stran. Tyto třetí strany mohou informace, které získaly prostřednictvím cookies, zkombinovat s dalšími informacemi, které jim uživatel poskytne nebo které získaly v důsledku toho, že uživatel používá jejich služby.

10. ZMĚNY, PLATNOST A ÚČINNOST

  • Společnost Sinch si vyhrazuje právo v případě potřeby provést změny či doplnění těchto zásad. O podstatných změnách bude Společnost Sinch informovat uživatele na svých webových stránkách.
  • Tyto zásady nabyly platnosti a účinnosti dne 25.5.2021.